Polityka prywatności FMnet

Operator: INIZ SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Adres: ul. Michała Drzymały 2/14, 42-271 Częstochowa, Polska NIP: 9492240452 Rejestr: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS): 0000808360 Kontakt: obsluga@fmnet.pl Prywatność: obsluga@fmnet.pl 1. Kto odpowiada za dane Administratorem danych dotyczących kont, kontaktu i bezpieczeństwa platformy FMnet jest INIZ SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, adres: ul. Michała Drzymały 2/14, 42-271 Częstochowa, Polska, NIP: 9492240452, rejestr: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS): 0000808360. Kontakt w sprawie prywatności: obsluga@fmnet.pl. Inspektor ochrony danych: brak. Administrator firmy decyduje o wprowadzaniu danych swoich pracowników i dokumentów do przestrzeni firmy. Jeżeli operator wykonuje na jego polecenie czynności na takich danych, jego rola jest rolą podmiotu przetwarzającego i wymaga odrębnego uregulowania powierzenia. Rola weryfikatora i zakres udostępnianych danych zależą od podstaw współpracy między podmiotami; nie zakładamy automatycznie, że operator lub Lidl są administratorami wszystkich dokumentów klienta. 2. Dane i ich źródła Przy rozpoczęciu rejestracji otrzymujemy e-mail. Przy utworzeniu konta otrzymujemy imię i nazwisko, e-mail, telefon oraz dane firmy, w tym NIP, adres i dane kontaktowe. Hasło nie jest przechowywane w jawnej postaci. Dane pracowników może podać administrator firmy, a dane weryfikatora — operator. Pomocnicze dane firmy pobierane po NIP pochodzą z publicznego rejestru MF. Przed użyciem należy je sprawdzić. System przetwarza także role i uprawnienia, statusy kont, potwierdzenia adresu i 2FA, historię zmian i akceptacji dokumentów, identyfikatory sesji, adresy IP i zdarzenia dostępu. Treści dokumentów i załączników, gdy odpowiednia funkcja jest dostępna, pochodzą od użytkowników lub z uzgodnionego źródła klienta. Nie należy przekazywać danych wrażliwych ani zbędnych danych osób trzecich. 3. Cele i podstawy Utworzenie konta, realizacja usługi i kontakt związany z umową opierają się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy. W odniesieniu do przedstawicieli i pracowników firm obsługa dostępu i kontaktu opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadnionym interesie w realizacji współpracy z firmą. Ochrona kont, rejestrowanie nadużyć i obrona roszczeń również służą tym uzasadnionym interesom. Obowiązki wymagane konkretnymi przepisami realizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie, w którym mają zastosowanie. E-maile i SMS dotyczące linków rejestracyjnych, haseł, zaproszeń i 2FA są komunikatami związanymi z usługą, nie zgodą na reklamę. Potwierdzenie zapoznania się z tą polityką nie jest zgodą na dowolne przetwarzanie danych. Nie wymagamy zgody marketingowej do utworzenia konta. 4. Komu dane mogą być przekazywane Uprawnienia ograniczają dostęp do przestrzeni firmy i przydzielonych modułów. Właściciel platformy zarządza kontami, ustawieniami i logami bezpieczeństwa; zwykły panel właściciela nie stanowi listy wszystkich dokumentów operacyjnych firm. Pomoc techniczna może wymagać odrębnego, uzasadnionego dostępu w zakresie niezbędnym do rozwiązania problemu. Dane mogą być udostępnione właściwym organom, jeżeli wynika to z prawa. Dostawcy, cele i lokalizacja przetwarzania: brak 5. Transfery i przechowywanie brak Okresy i kryteria dla poszczególnych kategorii danych: brak Ukrycie lub zablokowanie konta nie jest równoznaczne z usunięciem wszystkich danych. Kopie lokalne systemu mają obecnie rotację 14 dni. Dane objęte obowiązkiem zachowania lub niezbędne dla konkretnego sporu należy oddzielić od danych, których dalsze przechowywanie nie ma podstawy. Operator odpowiada za realizację przyjętych okresów także w praktyce, a nie tylko za opis w tym dokumencie. 6. Prawa i kontakt Możesz zwrócić się na obsluga@fmnet.pl o dostęp do danych, ich poprawienie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania oraz — gdy spełnione są warunki RODO — o przeniesienie danych i wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli konkretne przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Prawa nie są bezwarunkowe; o ograniczeniach i powodach odmowy należy poinformować. Wniosek nie powinien zawierać hasła ani kodów SMS. Możemy poprosić o niezbędne potwierdzenie tożsamości. Gdy chodzi o dane przetwarzane na polecenie firmy, wniosek powinien trafić do właściwego administratora; pomagamy go przekazać. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl), niezależnie od kontaktu z operatorem. 7. Podanie danych i decyzje Pola wymagane w formularzu służą założeniu i zabezpieczeniu konta; brak tych danych uniemożliwia odpowiednią czynność. Pola opisane jako opcjonalne są dobrowolne. Zatwierdzenie firmy i nadawanie uprawnień odbywają się przez uprawnione osoby. System nie prowadzi profilowania reklamowego ani wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne dla osób. 8. Cookies i bezpieczeństwo Szczegóły pamięci przeglądarki znajdują się w dokumencie „Cookies i pamięć przeglądarki”. Stosujemy rozdzielone sesje paneli, kontrolę uprawnień i przynależności do firmy, hasła zapisane jako jednokierunkowe skróty oraz opcjonalne 2FA. Nie oznacza to całkowitego wyeliminowania ryzyka. Nie publikuj danych logowania ani kodów odzyskiwania; podejrzenie incydentu zgłoś operatorowi. 9. Aktualizacje Każda opublikowana wersja jest archiwizowana i dostępna do pobrania. Dokument opisuje wskazaną wersję i nie zastępuje umów powierzenia, obowiązków informacyjnych firmy wobec jej pracowników ani podstaw do udostępniania danych kontrahentom.