Polityka prywatności FMnet

Operator: INIZ SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Adres: ul. Michała Drzymały 2/14, 42-271 Częstochowa, Polska NIP: 9492240452 Rejestr: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS): 0000808360 Kontakt: obsluga@fmnet.pl Prywatność: obsluga@fmnet.pl 1. Kto odpowiada za dane Administratorem danych dotyczących kont, kontaktu i bezpieczeństwa platformy FMnet jest INIZ SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, adres: ul. Michała Drzymały 2/14, 42-271 Częstochowa, Polska, NIP: 9492240452, rejestr: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS): 0000808360. Kontakt w sprawie prywatności: obsluga@fmnet.pl. Inspektor ochrony danych: Kontakt w sprawach ochrony danych zapewnia operator pod adresem e-mail wskazanym w tej polityce. Operator nie opublikował odrębnego kontaktu inspektora ochrony danych; ta informacja nie zastępuje oceny obowiązku jego wyznaczenia.. Administrator firmy decyduje o wprowadzaniu danych swoich pracowników i dokumentów do przestrzeni firmy. Jeżeli operator wykonuje na jego polecenie czynności na takich danych, jego rola jest rolą podmiotu przetwarzającego i wymaga odrębnego uregulowania powierzenia. Rola weryfikatora i zakres udostępnianych danych zależą od podstaw współpracy między podmiotami; nie zakładamy automatycznie, że operator lub Lidl są administratorami wszystkich dokumentów klienta. 2. Dane i ich źródła Przy rozpoczęciu rejestracji otrzymujemy e-mail. Przy utworzeniu konta otrzymujemy imię i nazwisko, e-mail, telefon oraz dane firmy, w tym NIP, adres i dane kontaktowe. Hasło nie jest przechowywane w jawnej postaci. Dane pracowników może podać administrator firmy, a dane weryfikatora — operator. Pomocnicze dane firmy pobierane po NIP pochodzą z publicznego rejestru MF. Przed użyciem należy je sprawdzić. System przetwarza także role i uprawnienia, statusy kont, potwierdzenia adresu i 2FA, historię zmian i akceptacji dokumentów, identyfikatory sesji, adresy IP i zdarzenia dostępu. Treści dokumentów i załączników, gdy odpowiednia funkcja jest dostępna, pochodzą od użytkowników lub z uzgodnionego źródła klienta. Nie należy przekazywać danych wrażliwych ani zbędnych danych osób trzecich. 3. Cele i podstawy Utworzenie konta, realizacja usługi i kontakt związany z umową opierają się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy. W odniesieniu do przedstawicieli i pracowników firm obsługa dostępu i kontaktu opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadnionym interesie w realizacji współpracy z firmą. Ochrona kont, rejestrowanie nadużyć i obrona roszczeń również służą tym uzasadnionym interesom. Obowiązki wymagane konkretnymi przepisami realizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie, w którym mają zastosowanie. E-maile i SMS dotyczące linków rejestracyjnych, haseł, zaproszeń i 2FA są komunikatami związanymi z usługą, nie zgodą na reklamę. Potwierdzenie zapoznania się z tą polityką nie jest zgodą na dowolne przetwarzanie danych. Nie wymagamy zgody marketingowej do utworzenia konta. 4. Komu dane mogą być przekazywane Uprawnienia ograniczają dostęp do przestrzeni firmy i przydzielonych modułów. Właściciel platformy zarządza kontami, ustawieniami i logami bezpieczeństwa; zwykły panel właściciela nie stanowi listy wszystkich dokumentów operacyjnych firm. Pomoc techniczna może wymagać odrębnego, uzasadnionego dostępu w zakresie niezbędnym do rozwiązania problemu. Dane mogą być udostępnione właściwym organom, jeżeli wynika to z prawa. Dostawcy, cele i lokalizacja przetwarzania: Hostido.pl Gałązka Spółka jawna, Gdańsk, Polska — infrastruktura i obsługa domeny oraz poczty przychodzącej pozostającej w Hostido. Aplikacja, baza, pliki, kopie i własny serwer SMTP/IMAP FMnet są utrzymywane na VPS operatora. Arkusze Collabora/LibreOffice są obsługiwane na tym VPS; nie są wysyłane do publicznego edytora Collabora. Digital Virgo Polska sp. z o.o., Warszawa, Polska (JustSend) i operatorzy telekomunikacyjni — doręczanie SMS; przekazujemy numer odbiorcy oraz treść komunikatu, w tym kod 2FA albo podsumowanie nowych zleceń. Nie przekazujemy bramce całych dokumentów PDF. Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd., Chiny (API DeepSeek, api.deepseek.com) — opcjonalne wspomaganie odczytu dokumentów i doboru usług z cennika. Przekazywane mogą być tekst, wybrane strony/obrazy dokumentu, opisy prac oraz potrzebne pozycje cennika. Dokument może zawierać dane kontaktowe zleceniodawcy, pracowników i kontrahentów. Integracja nie dołącza haseł kont, kodów 2FA ani danych dostępowych IMAP/SMTP; użytkownik nie powinien umieszczać takich informacji w treści dokumentu. Zakres bieżącego wywołania zależy od zadania i konfiguracji firmy. Dostawca skrzynki IMAP wybrany przez klienta — odczyt wiadomości i załączników z podłączonego konta; jego lokalizacja i zasady wynikają z umowy klienta z tym dostawcą. E-maile systemowe są wysyłane przez skonfigurowany SMTP i infrastrukturę pocztową odbiorcy. Dane firmy po NIP pochodzą z rejestru Ministerstwa Finansów. 5. Transfery i przechowywanie Nie deklarujemy, że całość przetwarzania odbywa się wyłącznie w EOG. Korzystanie z API DeepSeek, którego dostawcą jest podmiot z Chin, może wiązać się z przekazaniem treści dokumentów i danych osobowych poza EOG. Dostawca skrzynki wybrany przez klienta i poczta odbiorcy również mogą korzystać z infrastruktury poza EOG. Samo włączenie AI, akceptacja regulaminu ani informacja w polityce nie zastępują podstawy transferu, umowy powierzenia i wymaganych zabezpieczeń. W dokumentacji wdrożenia FMnet nie potwierdzono zawarcia standardowych klauzul umownych ani innej właściwej podstawy dla transferu do DeepSeek; operator musi je zweryfikować przed przekazywaniem danych wymagających takiej podstawy. Nie przedstawiamy niepotwierdzonych umów jako podpisanych i nie opieramy stałego transferu wyłącznie na zgodzie na regulamin. Informację o aktualnej podstawie, zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii można uzyskać pod adresem prywatności operatora. Klient może korzystać z ręcznego importu, formularzy i lokalnego odczytu bez zewnętrznego AI. Włączenie AI nie zwalnia z minimalizacji danych i sprawdzenia uprawnienia do udostępnienia dokumentu. Funkcje AI można wyłączyć dla firmy; nie jest to wyłączenie zwykłego dostępu do zleceń i raportów. Okresy i kryteria dla poszczególnych kategorii danych: Dane kont i uprawnień przechowujemy przez okres obsługi dostępu i współpracy. Zamówienia, raporty, zdjęcia, umowy weryfikacyjne, cenniki i RPZ — przez okres świadczenia usługi oraz do wydania danych i zakończenia uzgodnionej obsługi ich usunięcia. Zablokowanie lub ukrycie konta przenosi je do historii, nie uruchamia automatycznego usuwania dokumentów. Operator osobno ocenia wniosek o usunięcie, obowiązki prawne i konieczność zachowania konkretnych dowodów; retencja na potrzeby roszczeń trwa do upływu właściwego terminu przedawnienia albo zakończenia postępowania. Nie stosujemy jednego, arbitralnego okresu dla wszystkich dokumentów klienta. Historia akceptacji, operacji bezpieczeństwa i rozliczeń, w tym metadane SMS oraz liczby tokenów i kosztów AI, jest zachowywana w zakresie potrzebnym do wykazania czynności, ochrony kont i rozliczenia usługi. Nie jest automatycznie czyszczona po dezaktywacji; wymaga przeglądu i decyzji operatora o dalszej niezbędności. Historia nie oznacza bezterminowej podstawy przetwarzania. Po ustaniu celu i obowiązku dane należy usunąć lub zanonimizować. Wygasłe wyzwania rejestracji i SMS są usuwane przez codzienne zadanie po przekroczeniu doby od utworzenia; wygasłe wyzwania kluczy bezpieczeństwa przez zadanie godzinowe po dobie od wygaśnięcia. Zawartość tymczasowych podglądów importu cenników jest czyszczona po wygaśnięciu przez zadanie godzinowe, z zachowaniem metadanych audytu. Czasy te uwzględniają uruchomienie harmonogramu, nie gwarantują usunięcia co do sekundy. Szyfrowane lokalne kopie mają rotację 14 dni. Usunięte dane mogą pozostać w zabezpieczonej kopii do jej rotacji; odtworzenie wymaga ponownego zastosowania decyzji o usunięciu. Retencja po stronie zewnętrznych dostawców zależy od ich umów i zasad; FMnet nie deklaruje zerowej retencji API DeepSeek. Pytania i wnioski kieruj na adres prywatności wskazany w tym dokumencie. Ukrycie lub zablokowanie konta nie jest równoznaczne z usunięciem wszystkich danych. Kopie lokalne systemu mają obecnie rotację 14 dni. Dane objęte obowiązkiem zachowania lub niezbędne dla konkretnego sporu należy oddzielić od danych, których dalsze przechowywanie nie ma podstawy. Operator odpowiada za realizację przyjętych okresów także w praktyce, a nie tylko za opis w tym dokumencie. 6. Prawa i kontakt Możesz zwrócić się na obsluga@fmnet.pl o dostęp do danych, ich poprawienie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania oraz — gdy spełnione są warunki RODO — o przeniesienie danych i wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli konkretne przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Prawa nie są bezwarunkowe; o ograniczeniach i powodach odmowy należy poinformować. Wniosek nie powinien zawierać hasła ani kodów SMS. Możemy poprosić o niezbędne potwierdzenie tożsamości. Gdy chodzi o dane przetwarzane na polecenie firmy, wniosek powinien trafić do właściwego administratora; pomagamy go przekazać. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl), niezależnie od kontaktu z operatorem. 7. Podanie danych i decyzje Pola wymagane w formularzu służą założeniu i zabezpieczeniu konta; brak tych danych uniemożliwia odpowiednią czynność. Pola opisane jako opcjonalne są dobrowolne. Zatwierdzenie firmy i nadawanie uprawnień odbywają się przez uprawnione osoby. System nie prowadzi profilowania reklamowego ani wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne dla osób. 8. Cookies i bezpieczeństwo Szczegóły pamięci przeglądarki znajdują się w dokumencie „Cookies i pamięć przeglądarki”. Stosujemy rozdzielone sesje paneli, kontrolę uprawnień i przynależności do firmy, hasła zapisane jako jednokierunkowe skróty oraz opcjonalne 2FA. Nie oznacza to całkowitego wyeliminowania ryzyka. Nie publikuj danych logowania ani kodów odzyskiwania; podejrzenie incydentu zgłoś operatorowi. 9. Aktualizacje Każda opublikowana wersja jest archiwizowana i dostępna do pobrania. Dokument opisuje wskazaną wersję i nie zastępuje umów powierzenia, obowiązków informacyjnych firmy wobec jej pracowników ani podstaw do udostępniania danych kontrahentom. Przetwarzanie dokumentów i wspomaganie AI — 20.10.2026 Wspomaganie AI wykorzystuje API DeepSeek do odczytu trudniejszych dokumentów i sugestii rozliczenia. Zależnie od zadania przesyłany jest tekst lub wybrane obrazy stron oraz opis prac i pozycje cennika. Materiał może zawierać dane osób wskazanych w dokumencie. Zapisujemy metadane zadania, wynik, zużycie tokenów i koszty; nie traktujemy sugestii jako samodzielnej decyzji wobec osoby. Wyniki wymagają kontroli człowieka. Użycie zewnętrznego AI zależy od konfiguracji i może być wyłączone. Dostawców, zakres danych i niepotwierdzone zabezpieczenia transferów poza EOG opisują sekcje 4 i 5. Publikacja tej informacji nie potwierdza zawarcia umowy powierzenia ani SCC. Aktualizacja nie zmienia treści wcześniejszych akceptacji ani nie przypisuje użytkownikom zgody, której nie wyrazili.